Whistleblowing Policy

1. OBIETTIVI E AMBITO DI APPLICAZIONE La presente Policy Whistleblowing (di seguito la “Policy”) stabilisce la procedura per effettuare una Segnalazione relativa a Violazioni, le linee guida per gestire le Segnalazioni e gli standard di protezione per i Segnalanti e le Persone Correlate (per tutte le definizioni dei termini utilizzati si faccia riferimento al par. 2). La Policy garantisce inoltre i principi di riservatezza, protezione dell’anonimato e divieto di ritorsione, in conformità con le normative applicabili.

2. DEFINIZIONI Le “Segnalazioni” oggetto di questa Policy indicano la comunicazione, attraverso la procedura esposta nei paragrafi seguenti, di informazioni su Violazioni.

Le “Violazioni” riguardano azioni od omissioni commesse durante le attività lavorative o collegate alle stesse, da qualsiasi soggetto all’interno di Marald Spa, o gli stakeholder.

I “Destinatari” di questa Policy sono persone fisiche che hanno ottenuto direttamente o indirettamente informazioni in merito a Violazioni.

Un “Segnalante” è qualsiasi Destinatario che presenti una Segnalazione.

La “Persona Segnalata” è l’autore o il presunto autore della Violazione.

Il “Gestore delle Segnalazioni” è la persona incaricata di gestire la Segnalazione ricevuta.

Le “Persone Correlate” sono persone fisiche che hanno una relazione personale o lavorativa con il Segnalante. 

3. PRINCIPI GENERALI

Marald Spa si impegna a rispettare i seguenti principi generali nella gestione del processo di Whistleblowing e richiede che i Segnalanti e le altre persone coinvolte li rispettino per quanto di competenza:

• Principio di riservatezza: garantisce la riservatezza dei Segnalanti, delle Segnalazioni e delle informazioni contenute al loro interno, come meglio precisato al par. 6;

• Principio di proporzionalità: le indagini condotte sono adeguate, necessarie e commisurate per raggiungere lo scopo delle stesse;

• Principio di imparzialità: l’analisi e il trattamento delle Segnalazioni vengono eseguiti senza soggettività, indipendentemente dalle opinioni e dagli interessi delle persone responsabili della loro gestione;

• Principio di buona fede: le tutele al Segnalante (specificate nel par. 7) sono applicabili anche nei casi in cui la Segnalazione si riveli infondata, qualora sia stata fatta in buona fede (ovvero il Segnalante aveva motivi fondati di ritenere che le informazioni relative alle Violazioni fossero vere al momento della Segnalazione e che le informazioni rientrassero nell’ambito della Policy).

4. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Un Segnalante può presentare una Segnalazione attraverso la piattaforma di segnalazione https://sonnybono.segnalazioni.net,

I Gestori delle Segnalazioni ricevono istruzioni adeguate, sono indipendenti, hanno le competenze necessarie per svolgere la loro mansione e gestiscono le Segnalazioni con l’opportuna diligenza.

Chi riceve la Segnalazione deve:

• garantire la riservatezza delle informazioni ricevute, avendo l’obbligo di non divulgare l’identità del Segnalante né della Persona Segnalata o qualsiasi altra persona menzionata nella Segnalazione, né qualsiasi informazione che consentirebbe di identificarle, direttamente o indirettamente;
• indirizzare il Segnalante a conformarsi alla procedura per presentare Segnalazioni stabilita da questa Policy e/o inoltrare la Segnalazione usando i canali dedicati stabiliti da questa Policy;
• cancellare qualsiasi informazione correlata alla Segnalazione dopo averla inoltrata, non appena ricevuta conferma della ricezione dal Gestore delle Segnalazioni;
• astenersi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.

I Destinatari che vengano a conoscenza di Violazioni sono incoraggiati a segnalare i fatti, gli eventi e le circostanze correlate tempestivamente, in buona fede e a condizione di avere motivi fondati di ritenere che tali informazioni siano vere. Le Segnalazioni devono essere il più dettagliate possibile, per fornire informazioni utili e adeguate che consentano la verifica efficace della fondatezza degli eventi segnalati. Se possibile e quando noto al Segnalante, la Segnalazione deve includere:

• nome del Segnalante e dettagli di contatto relativi per ulteriori comunicazioni; tuttavia, le Segnalazioni possono anche essere presentate in forma anonima, e Marald Spa garantisce ai Segnalanti anonimi mezzi adeguati a monitorare le loro Segnalazioni nel rispetto del loro anonimato;

• una descrizione dettagliata degli eventi che si sono verificati (ivi compresi data e luogo) e come il Segnalante ne è venuto a conoscenza;

• quale legge, regolamento interno, ecc. si ritiene sia stato/a violato/a;

• il nominativo e il ruolo della/e Persona/e Segnalata/e o le informazioni che consentono di identificarla/e;

• il nominativo e il ruolo di eventuali altre parti che possano riferire sugli eventi segnalati;

• eventuali documenti o altri elementi che possano comprovare gli eventi segnalati.

Quando viene inviata una Segnalazione, entro 7 giorni dalla ricezione il Gestore delle Segnalazioni invia una comunicazione al Segnalante confermando che la Segnalazione è stata ricevuta e presa in carico, a meno che non sia possibile contattare il Segnalante oppure l’invio della comunicazione possa compromettere la riservatezza delle informazioni.

Il Gestore delle Segnalazioni esamina la Segnalazione per determinare se è comprovata. Inizialmente, conduce una analisi preliminare per determinare se vi siano elementi sufficienti per una Violazione potenziale o effettiva (la cosiddetta “verifica di plausibilità”). In caso di esito positivo, la Segnalazione viene ulteriormente approfondita. In caso contrario, la Segnalazione sarà archiviata in linea con la normativa sulla conservazione dei dati applicabile localmente; il Segnalante ne viene informato e, se la Segnalazione non rientra nell’ambito di questa Policy, può essere rinviato ad altri canali o ad altre procedure aziendali. Se è possibile ritenere che i fatti contenuti nella Segnalazione costituiscano un reato, il Gestore delle Segnalazioni valuta, in accordo con le altre funzioni aziendali competenti e il management aziendale, se e quando le informazioni contenute nella Segnalazione debbano essere notificate alle autorità giudiziarie competenti. Il Gestore delle Segnalazioni è quindi incaricato di verificare la Segnalazione e di condurre un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità, proporzionalità e riservatezza nei confronti del Segnalante, della Persona Segnalata e di tutte le parti coinvolte nella Segnalazione. Nel corso di tali verifiche, il Gestore delle Segnalazioni può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e/o di consulenti esterni specializzati, garantendo la riservatezza delle informazioni e rendendo anonimi quanti più dati personali possibili. Durante l’indagine il Gestore delle Segnalazioni può chiedere al Segnalante di fornire ulteriori informazioni a supporto, necessarie e proporzionate; il Segnalante ha diritto di completare o correggere le informazioni fornite al Gestore delle Segnalazioni, nel rispetto del principio di buona fede. Il Gestore delle Segnalazioni può anche condurre colloqui o richiedere informazioni ad altre persone che possono essere a conoscenza degli eventi segnalati. Alle Persone Segnalate è garantito il diritto alla difesa, nei termini della normativa applicabile localmente: può includere il diritto a essere informati della Segnalazione entro un periodo ragionevole (da determinare considerando il rischio di compromettere l’indagine e/o di distruzione delle prove), a essere ascoltato dal Gestore delle Segnalazioni, ad avere accesso ai documenti che li riguardano (fatto salvo il mantenimento della riservatezza dell’identità del Segnalante o di qualsiasi altro terzo in assenza di un loro consenso esplicito), ad essere informate dell’esito dell’indagine. La presunzione di innocenza e l’onore delle Persone Segnalate sono sempre rispettati. La fase di verifica deve essere completata entro tre mesi dalla data di ricezione della Segnalazione, salvo motivi giustificati. Nel caso in cui l’indagine non sia stata completata entro la suddetta scadenza, il Segnalante è comunque aggiornato sullo status dell’indagine, laddove tecnicamente possibile.

Una volta completata la fase di verifica, il Gestore delle Segnalazioni predispone una relazione che riassume le indagini effettuate, i metodi usati, i risultati della verifica di plausibilità e/o dell’indagine, gli elementi a supporto raccolti, e le raccomandazioni per un piano d’azione. In caso di archiviazione della Segnalazione ne saranno precisati i motivi. In base ai risultati la relazione viene quindi condivisa con i Responsabili delle funzioni coinvolte per determinare, in accordo con le funzioni competenti, un piano d’azione (laddove necessario) e/o qualsiasi altra misura da adottare (comprese eventuali misure disciplinari nei confronti di dipendenti).

Il Segnalante è informato dell’esito dell’indagine e delle eventuali azioni previste per rimediare al problema rilevato dalla Segnalazione, laddove tecnicamente possibile e nel rispetto delle normative applicabili.

La documentazione relativa a ciascuna Segnalazione ricevuta, anche qualora le indagini concludano che non vi siano elementi a supporto sufficienti, viene conservata nel rispetto dei requisiti di riservatezza secondo le tempistiche e le modalità stabilite dalle normative in materia.

5. TIPOLOGIE DI SEGNALAZIONI AMMESSE E NON AMMESSE

Cosa riguarda il whistleblowing

Frode

Abuso d’ufficio e qualsiasi forma di corruzione

Evasione fiscale

Riciclaggio di denaro

Finanziamento di organizzazioni terroristiche

Danni ambientali

Violazioni delle norme sulla sicurezza dei prodotti

Violazioni delle norme in materia di salute e sicurezza pubblica.

Cosa non riguarda il whistleblowing

Il canale di segnalazione non è utilizzabile per le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego con l’Amministrazione o con le figure gerarchicamente sovraordinate.  

6. RISERVATEZZA

SonnyBono garantisce la riservatezza di ciascuna Segnalazione e delle informazioni contenute al suo interno, ivi compresa l’identità del Segnalante, della/e Persona/e Segnalata/e e di ogni altra persona coinvolta. Le loro identità non saranno comunicate a nessuno al di fuori del Gestore delle Segnalazioni, tranne:

a) laddove forniscano il proprio consenso esplicito

b) la comunicazione è un obbligo necessario e proporzionato nell’ambito di indagini da parte delle Autorità o di procedimenti giudiziari, ai sensi della normativa vigente. In questo caso, il Segnalante deve essere preventivamente informato e deve ricevere una spiegazione scritta dei motivi della comunicazione, a meno che fornire tali informazioni pregiudichi qualsiasi procedura giudiziaria.

7. DIVIETO DI RITORSIONE

Marald Spa non tollererà alcuna forma di minaccia, ritorsione o discriminazione, tentata o effettiva, ai danni dei Segnalanti, delle Persone Correlate, dalle Persone Segnalate.

Marald Spa si riserva il diritto di intraprendere azioni adeguate contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro i soggetti elencati in precedenza, fatto salvo il diritto delle parti coinvolte di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o segnalato.

Marald Spa può intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali, nella misura consentita dalla normativa applicabile localmente, a tutela dei propri diritti, dei propri beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque abbia effettuato in mala fede Segnalazioni false, infondate od opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio alla Persona Segnalata o ad altre parti coinvolte nella Segnalazione. 

8. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato dal Gestore delle Segnalazioni per dare esecuzione alle procedure stabilite nella presente Policy.

Novembre 2023